Cara mengirim email yang baik? Mungkin ini jadi salah satu pertanyaan yang sering muncul dibenak kita saat hendak mengirim sebuah surat elektronik atau email. Di era modern ini, berkirim email menjadi salah satu komunikasi dasar dan penting yang dijalani setiap pekerja profesional. Mulai dari berhubungan dengan atasan, hingga klien dan orang-orang yang baru kamu kenal dan belum pernah bertemu sebelumnya. Oleh karena itu, sebagai pekerja profesional, kamu harus memperhatikan cara berkomunikasi melalui email yang baik dan benar. Berikut Impala Space berikan beberapa tips dan etika dalam berkomunikasi melalui email.

1. Gunakan Subjek atau Judul Email yang Singkat dan Jelas
Hal pertama yang akan dilihat orang dari email adalah subjek yang kamu tulis. Pastikan subjek email berisi maksud dan tujuan email tersebut. Misalnya: “Proposal Penawaran Projek A” atau “Lamaran untuk Posisi Marketing”. Judul yang jelas membuat penerima email bisa dengan cepat merespon email kamu. Karena tentunya, sang penerima email bukan hanya berkomunikasi melalui e-mail dengan kamu saja. Ada banyak e-mail lain yang mengantri masuk di kolom pesan masuknya, mulai dari pesan penting, hingga promosi dan iklan. Oleh karena itu, agar pesan kamu nggak terskip, kamu harus memberikan informasi yang jelas di bagian judul.

2. Pastikan Alamat Email yang Kamu Gunakan Terlihat Profesional
Sebelum mengirim email, kamu harus pastikan bahwa alamat email kamu dapat mewakili keprofesionalan kamu. Gunakan alamat yang mudah diingat dan profesional. Seperti misalnya kamu bekerja di sebuah perusahaan, pakailah email resmi kantor, atau jika kamu ingin melamar pekerjaan di sebuah perusahaan, gunakan alamat email yang menunjukkan bahwa kamu adalah orang yang profesional. Hindari penggunaan angka-angka atau padanan kata yang sulit terbaca dalam sebuah email.

3. Jangan Lupa Tuliskan Salam Pembuka dan Penutup
Anggap email seperti percakapan langsung dengan seseorang. Saat bertemu, kamu pasti mengucapkan salam kan? Tapi kamu harus bisa membedakan antara mengirim email dengan teman dan instansi formal. Untuk pengiriman pesan yang formal, jangan lupa gunakan pembuka dan penutup yang resmi. Membuka pembicaraan dengan menyebutkan pihak tujuan juga merupakan etika yang baik dalam mengirimkan email, misalnya dengan menggunakan “Selamat Siang Ibu Susan” atau “Dear Mr. William”. Akhiri email dengan salam penutup, misalnya “Dengan hormat,” atau “Salam,” dan diakhiri dengan nama atau kamu bisa mengakhiri dengan signature yang berisi nama, jabatan, nama perusahaan hingga kontak yang dapat dihubungi.

4. Jangan Melampirkan File yang Terlalu Besar
Jika kamu perlu melampirkan sebuah file untuk mendukung isi dari email kamu, pastikan file yang akan dilampirkan tidak terlalu besar. Karena meskipun akses internet sekarang sudah relatif cepat, tapi ukuran file yang besar akan membuat si penerima email kamu jadi malas untuk membuka file tersebut. Jadi pastikan file yang akan kamu kirim sudah melalui proses kompresi sebelum kamu kirim via email.

5. Pastikan Kamu me-Reply Email yang Masuk
Balas email yang kamu terima dengan cepat. Meski pesan tersebut hanya berisi informasi, namun membalasnya dengan sekedar “terima kasih” merupakan etika yang baik untuk menginformasikan pengirim bahwa Anda sudah menerima pesan tersebut.

6. Gunakan BCC atau Aplikasi Email Marketing
Jika kamu ingin mengirim email ke banyak orang sekaligus, jangan sekali-kali menggunakan kolom "To" atau "CC" untuk menuliskan semua alamat email tujuan kamu. Karena jika kita menuliskan alama email lebih dari satu di sana, penerima email akan tau kepada siapa saja email itu dikirimkan, dan itu akan sangat terlihat tidak perofesional. Gunakan kolom BCC (Blind Carbon Copy) agar penerima email tidak tau kepada siapa saja email itu dikirimkan, atau jika kamu ingin melihat performa dari email yang kamu kirimkan, kamu bisa menggunakan aplikasi email marketing yang sekarang sudah banyak penyedianya.

7. Biasakan Melakukan Cek Kembali
Seterbiasa apapun Anda dengan kirim mengirim e-mail, namun kecerobohan bisa saja terjadi.  Baca kembali email sebelum dikirim untuk menghindari salah eja, salah konteks, maupun salah tujuan. Menulis e-mail formal dengan banyak typo akan membuat sang penerima merasa disepelekan.